Юридический документ

Политика конфиденциальности

Редакция от 1 сентября 2026 г. · ТОО «SmartTech System», БИН 260340015147

Настоящая политика описывает, какие данные обрабатывает ТОО «SmartTech System» (далее — «Компания», «мы») при использовании нашего сайта и программных продуктов: офисного пакета AlemOffice, платформы видеосвязи «Байланыста» и операционной системы интерактивных панелей Panel OS.

Оператор персональных данных
ТОО «SmartTech System», БИН 260340015147
Казахстан, область Абай, г. Семей, ул. Айткеша Ибраева, 143
Телефон: +7 771 443 32 15 · Почта: info@smarttechsystem.kz

1. Основной принцип

Мы собираем минимум данных и обрабатываем их настолько локально, насколько это возможно. Документы AlemOffice обрабатываются на устройстве пользователя и не передаются нам. Данные встреч «Байланыста» хранятся на сервере организации-заказчика либо на нашем сервере в Казахстане — по выбору организации.

2. AlemOffice

AlemOffice — офлайн-приложение. Мы не собираем персональные данные пользователей приложения:

содержимое документов, имена файлов и их превью не покидают устройство;
в приложении нет аналитики, рекламных SDK, трекеров и телеметрии;
приложение не требует сетевых разрешений для работы с документами;
учётная запись для работы не создаётся.

Приложение запрашивает доступ к файлам и хранилищу устройства — исключительно чтобы открыть и сохранить документ, который выбрал пользователь.

Магазины приложений (Google Play, App Store) могут собирать собственную статистику установок и сбоев в соответствии со своими политиками. На эти данные распространяются политики Google и Apple, а не наша.

3. «Байланыста»

Платформа предназначена для организаций. Учётные записи создаёт администратор организации; организация выступает оператором данных своих сотрудников, а Компания — обработчиком, действующим по её поручению. При установке платформы в инфраструктуру заказчика (self-hosted) мы не имеем доступа к данным этой инсталляции.

Категория	Состав	Зачем
Учётная запись	имя, адрес электронной почты, организация, роль, хэш пароля	вход, разграничение прав
Встречи	название, время, состав участников, статус	планирование и проведение встреч
Содержимое	сообщения чата, записи и транскрипции — если они включены организацией	работа встречи и доступ к её материалам
Технические данные	IP-адрес, тип устройства и браузера, время подключения, журналы ошибок	безопасность, диагностика, качество связи
Сессии	токены доступа, файлы cookie сессии	поддержание входа в систему

Мы не используем содержимое встреч для обучения моделей, рекламы или профилирования.

4. Panel OS

Операционная система панели работает локально. Настройки, файлы и учётные данные пользователя хранятся на самом устройстве. Обновления загружаются по инициативе владельца устройства или обслуживающей организации.

5. Сайт

Форма на сайте ничего не отправляет на наш сервер: она формирует сообщение и открывает WhatsApp. Отправляя его, вы передаёте данные также сервису WhatsApp в соответствии с его политикой.
Мы не используем аналитические и рекламные cookie.
Сайт подключает шрифты Google Fonts; при загрузке страницы ваш IP-адрес становится известен Google.

6. Правовые основания

Обработка ведётся на основании Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» № 94-V. Основания: исполнение договора с организацией-заказчиком, согласие субъекта, законные интересы Компании (безопасность сервиса), выполнение требований законодательства. Для пользователей из ЕЭЗ применимые основания GDPR — ст. 6(1)(b), (c), (f).

7. Сроки хранения

данные учётной записи — пока организация пользуется платформой и 30 дней после расторжения договора;
записи и транскрипции встреч — по настройке организации; по умолчанию удаляются вместе с аккаунтом;
технические журналы — до 90 дней;
обращения через сайт и почту — до 12 месяцев.

8. Передача третьим лицам

Мы не продаём персональные данные. Передача возможна только: подрядчику дата-центра в Казахстане, обеспечивающему размещение платформы; магазинам приложений в части их собственных данных; государственным органам — по мотивированному законному требованию.

9. Трансграничная передача

Данные платформы «Байланыста» размещаются в Казахстане либо в инфраструктуре заказчика. AlemOffice и Panel OS не передают данные за пределы устройства.

10. Безопасность

Соединения защищены TLS. Пароли хранятся в виде необратимых хэшей. Доступ к продуктивным системам ограничен и журналируется, данные разных организаций изолированы на уровне модели данных. PDF-документы в AlemOffice могут быть защищены паролем (AES-256) и электронной подписью.

11. Ваши права

Вы вправе получить сведения об обработке своих данных, потребовать их изменения, блокирования или удаления, отозвать согласие, а также обратиться с жалобой в уполномоченный орган по защите персональных данных Республики Казахстан. Запрос направляйте на info@smarttechsystem.kz; ответ — в течение 15 рабочих дней. Порядок удаления учётной записи описан на странице «Удаление аккаунта и данных».

12. Дети

Продукты предназначены для организаций и их сотрудников. Мы не создаём учётные записи для детей самостоятельно. Если панель или платформа используются в школе, учётные записи учащихся создаёт и контролирует образовательная организация.

13. Изменения политики

Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. Существенные изменения мы дополнительно сообщаем организациям-заказчикам по электронной почте.

14. Контакты

Вопросы по обработке данных: info@smarttechsystem.kz, +7 771 443 32 15, Казахстан, г. Семей, ул. Айткеша Ибраева, 143.

← На главную

Legal document

Privacy Policy

Version of 1 September 2026 · SmartTech System LLP, BIN 260340015147

This policy explains what data SmartTech System LLP (“the Company”, “we”) processes when you use our website and our products: the AlemOffice suite, the Bailanysta video platform and Panel OS for interactive panels.

Data controller
SmartTech System LLP, BIN 260340015147
143 Aitkesh Ibrayev St, Semey, Abai region, Kazakhstan
Phone: +7 771 443 32 15 · Email: info@smarttechsystem.kz

1. Core principle

We collect as little data as possible and process it as locally as possible. AlemOffice documents are processed on the user’s device and never reach us. Bailanysta meeting data is stored on the customer organisation’s server or on our server in Kazakhstan, at the organisation’s choice.

2. AlemOffice

AlemOffice is an offline application. We do not collect personal data from its users:

document content, file names and previews never leave the device;
the app contains no analytics, advertising SDKs, trackers or telemetry;
no network permission is required to work with documents;
no user account is created.

The app requests access to device files and storage solely to open and save the document the user selects.

App stores (Google Play, App Store) may collect their own install and crash statistics under their own policies, which are Google’s and Apple’s, not ours.

3. Bailanysta

The platform is sold to organisations. Accounts are created by an organisation administrator; the organisation acts as the controller of its employees’ data and the Company acts as a processor on its instructions. In a self-hosted deployment we have no access to that installation’s data.

Category	Data	Purpose
Account	name, email address, organisation, role, password hash	sign-in and permissions
Meetings	title, time, participants, status	scheduling and running meetings
Content	chat messages, recordings and transcripts if enabled by the organisation	running a meeting and accessing its materials
Technical data	IP address, device and browser type, connection time, error logs	security, diagnostics, call quality
Sessions	access tokens, session cookies	keeping you signed in

We never use meeting content to train models, serve advertising or build profiles.

4. Panel OS

The panel operating system runs locally. Settings, files and user credentials stay on the device itself. Updates are installed at the initiative of the device owner or the servicing organisation.

5. Website

The website form sends nothing to our server: it composes a message and opens WhatsApp. By sending it you also pass the data to WhatsApp under its own policy.
We use no analytics or advertising cookies.
The site loads Google Fonts; your IP address becomes known to Google when the page loads.

6. Legal bases

Processing is based on the Law of the Republic of Kazakhstan “On Personal Data and Its Protection” No. 94-V: performance of a contract with the customer organisation, the data subject’s consent, our legitimate interest in service security, and statutory obligations. For users in the EEA the applicable GDPR bases are Art. 6(1)(b), (c) and (f).

7. Retention

account data — while the organisation uses the platform and for 30 days after the contract ends;
meeting recordings and transcripts — as configured by the organisation; by default deleted together with the account;
technical logs — up to 90 days;
enquiries sent through the website or by email — up to 12 months.

8. Sharing

We do not sell personal data. Data may be shared only with the Kazakhstan data-centre contractor hosting the platform, with app stores in respect of their own data, and with state authorities upon a lawful, reasoned request.

9. Cross-border transfers

Bailanysta data is hosted in Kazakhstan or in the customer’s own infrastructure. AlemOffice and Panel OS transfer no data off the device.

10. Security

Connections are protected with TLS. Passwords are stored as irreversible hashes. Access to production systems is restricted and logged, and organisations’ data is isolated at the data-model level. PDF documents in AlemOffice can be protected with a password (AES-256) and a digital signature.

11. Your rights

You may request information about the processing of your data, ask for it to be corrected, blocked or deleted, withdraw consent, and lodge a complaint with the authorised personal-data protection body of the Republic of Kazakhstan. Send requests to info@smarttechsystem.kz; we reply within 15 working days. Account deletion is described on the Account and data deletion page.

12. Children

Our products are intended for organisations and their staff. We do not create accounts for children ourselves. Where a panel or the platform is used in a school, student accounts are created and controlled by the educational institution.

13. Changes

Any new version is published on this page with its date. We additionally notify customer organisations by email about material changes.

14. Contact

Data protection enquiries: info@smarttechsystem.kz, +7 771 443 32 15, 143 Aitkesh Ibrayev St, Semey, Kazakhstan.

← Back to the site